Alors que la plupart des pays sortent d’une période de ralentissement difficile, on constate aujourd’hui une augmentation des projets, les entreprises cherchant à se remettre du ralentissement et à mettre en place des plans de continuité des activités dans un avenir immédiat.
Et en même temps, l’utilisation parcimonieuse des ressources à disposition engendre une sélection fine des projets, un besoin de performance encore plus marqué et un pilotage minutieux.
Pour faire suite à notre article sur les projets & les dérapages contrôlés (https://www.linkbykgc.ch/projets-derapages-controles/), Debbie Brown et moi avons rassemblé 10 astuces qui nous ont permis de naviguer dans l’univers impitoyable des projets et de traverser les tempêtes avec le moins de dégâts possibles :
1- Etablissez des objectifs SMART pour savoir où vous allez
Le projet doit répondre à un besoin essentiel et urgent de l’entreprise, traduit par des objectifs conformes à la méthode SMART (Spécifique-Mesurable-Atteignable-Réaliste-Temporellement défini) afin de favoriser la compréhension de tous et de tordre le cou à l’interprétation.
Cela vous permettra de communiquer de manière efficace et d’aisément répondre à la question « quelle est votre destination ? ».
Quelle est votre destination ?
Par exemple, si vous souhaitez passer moins de temps devant l’ordinateur qui vous cause mal de tête et tendinite, et sortir davantage ou échanger avec vos proches, un bon objectif SMART pourrait être : je souhaite passer de 3h par jour devant l’ordinateur à 30 minutes d’ici au 31 décembre.
2- Fixez le périmètre du projet et définissez des livrables tangibles en tant que fil rouge
Afin d’utiliser au mieux vos ressources, il est fondamental de déterminer le périmètre du projet (le QUOI du projet), en particulier ce que le projet couvrira et ne couvrira pas, et d’avoir des livrables tangibles : le fait de pouvoir répondre simplement par « atteint » ou par « non atteint » simplifiera la validation et la clôture finale de votre projet. Il va donc vous falloir démêler les besoins réels des envies, les incontournables des options.
Attention également à la dérive du contenu ! Cette dérive fait référence aux changements incontrôlés dans le périmètre du projet, par exemple, lorsque le sponsor vous demande d’ajouter des nouveaux besoins. Ce phénomène apparaît généralement lorsque les objectifs et / ou les livrables d’un projet ne sont pas correctement définis, documentés ou contrôlés. Et il représente un danger pour le projet qui va inévitablement exploser ses délais, nécessiter des ressources supplémentaires, et augmenter la complexité et le coût global du projet. Examinez de manière critique toute demande de modification du périmètre de votre projet par rapport à vos besoins et objectifs avant de la refuser ou de l’intégrer dans le projet.
3- Gérez vos parties prenantes de manière proactive pour anticiper les dérapages
La gestion des parties prenantes (le QUI du projet) comprend toutes les personnes que le projet touche (et aussi celles qui ont la perception d’être touchées par le projet), y compris l’équipe de projet et le comité de sélection ou de pilotage du projet.
Assurez-vous d’évaluer toutes les parties prenantes en fonction de leur intérêt pour votre projet ainsi que de leur influence formelle ou informelle – l’utilisation de la matrice de gestion des parties prenantes ci-dessous peut vous aider. Une fois les parties prenantes segmentées, vous devez élaborer un plan de communication pour chaque groupe.
Nous avons constaté qu’il est essentiel d’avoir des lignes de communication personnalisées et ouvertes avec toutes les parties prenantes. Cela vous permet d’établir une relation de confiance, ainsi que d’obtenir des retours honnêtes, et donc de faire juste du premier coup et d’anticiper tout dérapage…
Assurez-vous aussi de répondre rapidement à toute demande de renseignements que vous pourriez recevoir.
4- Planifiez… mais avec souplesse, pour savoir comment vous y allez
La planification d’un projet est souvent une tâche ingrate, surtout lorsque le plan est obsolète dès sa création, ce qui est souvent le cas ! Et en même temps, définir COMMENT arriver à destination est un passage obligé. Lors de la mise en place du plan de projet, adoptez une approche pragmatique et concentrez-vous sur le chemin critique / les étapes clés pour établir les jalons à ne pas manquer et canaliser votre attention, donc vos ressources…
Malgré nos milliers d’heures de gestion de projet, nous n’avons pas encore vu un projet se dérouler à 100 % selon le plan initial, alors ne vous découragez pas si les choses déraillent à un moment donné. Les choses dévieront, surtout si le projet est complexe. Concentrez-vous sur la remise sur les rails du mieux que vous pouvez et essayez de déterminer pourquoi quelque chose a mal tourné : cela vous permettra de déterminer comment cela peut être évité la prochaine fois, et de l’inclure dans votre registre des leçons apprises pour que d’autres puissent en tirer des enseignements.
Selon la complexité de votre projet, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet (type MS Project ou Gantt Project) pour vous soutenir dans votre planification, ainsi que pour rendre compte des progrès réalisés.
5- Établissez des responsabilités pour éliminer l’ambiguïté de la réalisation des activités
Vous disposez d’un champ d’application solide (QUOI), d’une vue sur vos parties prenantes (QUI) et d’un plan de projet (COMMENT). Vous devez maintenant vous assurer de lier ces 3 dimensions en attribuant un propriétaire à chaque action à entreprendre, mais pas seulement…
Selon l’ampleur et la complexité du projet, l’utilisation d’une approche RACI(P) peut s’avérer la meilleure solution, en particulier si les tâches à réaliser concernent plusieurs équipes, départements ou sites, et nécessitent plusieurs niveaux d’approbation. Cet outil propose 5 rôles pour chaque travail à exécuter :
- Responsable = il réalise ou coordonne la réalisation avec le Participe. Afin d’encourager la responsabilisation et d’assurer l’avancement ciblé de l’activité, nous conseillons un seul Responsable par tâche.
- Autorise = il supervise, décide et valide. Pour permettre une prise de décision efficace, nous conseillons un seul Autorise par activité, différent du Responsable pour éviter les conflits d’intérêts, ce qui est parfois impossible, surtout dans les PME.
- Consulté = il conseille, en général dans des domaines assez pointus.
- Informé = il est informé sur l’avancement du travail.
- Participe = il participe et épaule le Responsable dans la réalisation de la tâche.
En voici un exemple :
Veillez à ce que les personnes impliquées dans les activités sachent clairement en quoi consistent ces tâches, quand elles doivent être livrées, avec quelles ressources et qui d’autre est impliqué.
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez renforcer votre boîte à outils de chef de projet : nous pilotons nos formations avec des jeux sérieux[1], simulations bluffantes de réalité qui permettent à nos participants de s’approprier les outils dont ils ont besoin, dans un environnement sécurisé.
Et restez à l’écoute… La suite de nos meilleurs conseils à suivre pour des projets performants et sereins continue la semaine prochaine !
A très vite.
Katia Gutknecht