La charte de projet

Pour transformer une simple opportunité en un vrai projet. 

Selon le Project Management Institute, près de 10% de l’argent investi dans des projets est jeté à la poubelle chaque année. Pourquoi ? A cause de mauvaises habitudes qui appauvrissent la performance des projets…

Imaginez… Vous avez une fantastique idée pour saisir une chance, répondre à un besoin, ou solutionner une problématique. Vous êtes motivé au top et avez envie de foncer. Mais attendez un peu. Savez-vous comment faire pour structurer votre idée afin de convaincre ? Connaissez-vous les éléments essentiels que tout décideur souhaite connaître avant d’aller plus loin ? Utilisez-vous les bonnes pratiques des organisations les plus performantes ?

Si vous avez répondu « oui » à ces questions, l’article qui suit n’est probablement par pour vous… Debbie Brown et moi-même allons y proposer quelques pistes afin de vous accompagner lors de l’étape d’avant-projet et de vous permettre de transformer vos idées en projets approuvés.

La charte de projet (ou proposition de projet ou fiche projet) est un peu comme la carte d’identité de votre vision : elle se focalise sur les besoins, les enjeux et autres données fondatrices. Elle va donc décrire ce que vous voulez faire, pour quoi et pour qui vous voulez le faire, combien de temps cela va vous prendre, et de quel budget vous avez besoin pour arriver à destination, le tout de manière synthétique (entre 1 et 4 pages).

C’est l’outil phare de la première étape du cycle de vie de tout projet, qui sert de filtre et permet de s’assurer que seules les idées faisables, structurées et prometteuses seront travaillées. En effet, rares sont les organisations qui ont des moyens illimités et peuvent tout faire… Peu de personnes le savent mais, à cette étape, vous n’avez pas encore de projet, vous avez juste une idée.

Cet outil permet aussi d’avoir une référence solide pour dérouler la suite du projet, à savoir sa planification mais aussi sa clôture pour valider que la chance a bien été saisie, que le besoin a trouvé sa réponse, ou que la problématique a été résolue.

Quels éléments essentiels ?

La charte de projet répond à quelques questions ciblées et structurées afin de permettre une prise de décision pertinente :

• Pour quoi ?
  • Quel est le contexte dans lequel vous évoluez ? Quelle est la problématique à laquelle vous souhaitez répondre ? Quels sont les stimuli ? Quels sont les besoins ?
  • Quel est votre objectif à atteindre ? Afin de favoriser la compréhension de tous et de tordre le cou à l’interprétation, assurez-vous d’avoir des objectifs conformes à la méthode SMART (Spécifique-Mesurable-Atteignable-Réaliste-Temporellement défini). Cela vous permettra de communiquer de manière efficace et d’aisément répondre à la question « quelle est votre destination ? ».

D’où partez-vous ? Où allez-vous ?

• Quoi ?
  • Quels sont les livrables principaux sur lesquels vous allez travailler ?
  • Quelles sont les grandes étapes par lesquelles vous allez passer pour y arriver ? Combien de temps vont-elles prendre ?
  • Quel budget est requis afin de pouvoir les financer ?
  • Quel est le retour sur investissement espéré ? Quels sont les bénéfices escomptés ?
  • Quels sont les risques principaux et leurs solutions éventuelles ?
  • Quelles sont les contraintes imposées avec lesquelles vous devez travailler ? Avez-vous posé des hypothèses de travail lors de la conception de votre charte et des données fondatrices ?
  • Quels sont les personnes clés dont vous avez besoin ? Qui est le chef de projet ? Qui est le sponsor ?

Comment y allez-vous ?

Voici un exemple de charte de projet tiré de la simulation Albasim / cas Artos développés par les ingénieurs de la HEIG-VD (https://www.albasim.ch/fr/nos-serious-games/) :

Quelques bonnes pratiques

Construire un tel document demande du temps, il faut donc trouver l’équilibre juste, notamment grâce aux bonnes pratiques du terrain :

• Afin de bien définir la situation actuelle ainsi que la ligne d’arrivée, vous devez identifier les principales parties prenantes de votre projet. Les parties prenantes sont toutes les personnes, groupes ou organisations qui sont affectés par le projet, ou qui affectent le projet, ou ont la perception d’être affectés / d’affecter le projet. Leur influence est déterminante au tout début de l’aventure car elles permettent l’élaboration d’une charte pertinente.
• Entourez-vous des bons collaborateurs lors de la conception de ce document, tant au niveau des compétences que de la diversité des points de vue, afin d’enrichir votre charte et sa communication.
• Vous devez faire des compromis et garder en tête que vous ne pouvez par tout avoir : contenu élevé / qualité parfaite, délais courts et budget léger sont rarement faisables. Il faut en général privilégier 2 paramètres sur les 3.

• La charte de projet est élaborée de manière progressive, au fur et à mesure de la récolte d’informations. Il est cependant primordial de fixer des limites et de s’arrêter lorsque l’on estime avoir récolté assez de données pour convaincre : évitez donc de rentrer dans trop de détails et gardez une vue d’hélicoptère sur la situation. En effet, si votre idée ne séduit pas, vous aurez investi tout ce temps de préparation pour « rien » car vous n’aurez ni budget ni ressource pour avancer.
• Un comité (formel ou informel) de relecture, incluant entre autres des représentants des parties prenantes, peut être sollicité avant de soumettre votre charte pour approbation formelle.
• La communication de votre charte doit être soignée car le moindre grain de sable peut vous desservir. Communiquez activement aux parties prenantes, utilisez des arguments chocs et insistez sur les bénéfices escomptés pour séduire.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil de lancement de projet, n’hésitez pas à nous contacter directement. Et rendez-vous le mois prochain pour échanger sur le thème de l’argumentaire éclair ou pitch, qui vous permettra de donner vie à votre charte de projet et de captiver votre audience.

Katia Gutknecht