Le Covid-19 a permis à de nombreuses entreprises de dépoussiérer leurs contrats et de vérifier les petits caractères en ce qui concerne la force majeure. Cela nous a fait réfléchir, Lisa Tang, Debbie Brown et moi-même : que signifie le mot « contrat » pour les PME ? Casse-tête, option, sécurité ? Est-ce qu’elles savent ce que contient un contrat solide et équilibré ? Ou encore pourquoi contient-il certaines clauses et ce que ces clauses signifient pour elles ?
Qu’est-ce qu’un contrat ?
Vous le savez déjà : chaque PME est tour à tour acheteur (par exemple, quand elle commande des matières premières ou des services à ses fournisseurs) et vendeur (par exemple, quand elle vend ses produits ou services à ses distributeurs).
Par contre, que l’on soit acheteur ou vendeur, le contrat de fournitures ou de services est l’outil de prédilection de la dernière étape du processus de négociation. Son objectif ? Mettre sur la table les bonnes questions, formaliser un accord et les détails de sa mise en place, clarifier les règles de la relation acheteur / vendeur et gérer les risques de chacun. Cette étape, trop souvent survolée car chronophage, vous assurera de bonnes relations dans 99% des cas (ou au pire une résolution de litiges dans des temps records). Dans le 1% restant, le contrat encadrera la fin de la relation, la médiation ou bien le recours au Tribunal compétent. Et la bonne nouvelle est qu’il existe des astuces pour accélérer cette activité, par exemple une boîte à outils de clauses standards ou encore des documents standards, ou des arbres de décision.
En droit suisse, un contrat contient généralement les 12 clauses standards suivantes* :
En résumé, notre conseil aux PME pour envisager sereinement l’avenir grâce à une chaîne d’approvisionnement résiliente et des contrats en béton ? Veillez à ce que vos contrats soient astucieux, équilibrés, simples et compréhensibles par un profane – ce qui garantit que les deux parties comprennent les règles du jeu et les respectent.
Veillez à ce que vos contrats soient compréhensibles par un profane.
N’hésitez pas à nous contacter pour un coup de pouce à la formalisation de vos accords dans la dernière ligne droite de vos négociations.
Katia Gutknecht
12 ELEMENTS FONDAMENTAUX D’UN CONTRAT FOURNISSEUR / DISTRIBUTEUR EN BETON
QUI ?
- PARTIES = pour indiquer la ou les entités juridiques qui deviendront parties prenantes à l’accord. Selon la structure des sociétés, plusieurs acheteurs et vendeurs peuvent être définis.
- SOUS-TRAITANCE = pour préciser qui pourra exécuter le contrat une fois signé. La sous-traitance est-elle autorisée ? Si oui, sous quelles conditions ? Par exemple, un préavis de 3 mois et un accord écrit du client peuvent être exigés.
QUOI ? OÙ ?
- MARCHANDISES = pour comprendre en détails les spécifications ou les services faisant l’objet du contrat, par exemple sous la forme d’un cahier des charges, sans oublier les exigences en termes d’emballage. Cette clause réglemente également les modifications potentielles des spécifications, des processus de production, et/ou des matières premières. Elle peut aussi stipuler les règles pour l’élimination des matériaux, produits ou équipements de manière contrôlée et respectueuse de l’environnement. Enfin, elle détaille le(s) lieu(x) de livraison des marchandises / d’exécution des services.
QUAND ?
- DURÉE DE L’ACCORD ET RÉSILIATION = pour définir la durée de l’engagement mutuel et encadrer la résiliation anticipée pour justes motifs (par exemple, si le vendeur ne respecte pas l’accord et ne remédie pas à la violation dans un certain délai, ou si l’acheteur n’est plus solvable). Cette clause stipule les pénalités en cas de résiliation anticipée par l’acheteur ou le vendeur sans juste motif. Elle peut aussi définir le processus de renouvellement de l’accord (par exemple un renouvellement automatique ou tacite si le contrat n’est pas dénoncé 6 mois avant la date de son échéance).
COMBIEN ?
- QUANTITÉ = pour lister les obligations d’achat et de vente, en précisant la quantité que l’acheteur commandera au vendeur (par le biais de volumes définis ou estimés durant la période du contrat). Cette clause stipule les moyens par lesquels l’acheteur passera ses commandes (par exemple, des bons de commande écrits qui doivent être confirmés par retour écrit dans un délai de 2 jours ouvrables) et les conséquences d’une livraison tardive du vendeur (par exemple, action en dommages et intérêts). Elle détaille également toute disposition relative à la propriété, à la protection et au contrôle des stocks, ainsi que tout processus de rabais.
- PRIX ET PAIEMENT = pour fixer la devise monétaire et le prix du produit ou du service fourni. Cette clause précise si les prix comprennent les coûts de livraison selon l’INCOTERM choisi (par exemple, DDP lieu de livraison selon l’Incoterm 2010), si les prix sont nets ou bruts (avec / sans TVA), si les prix sont fixes pour la durée du contrat ou variables (et quels sont les modes de calculs, par exemple des prix trimestriels basés sur le prix moyen du baril de pétrole du trimestre précédent) et les termes de paiement (par exemple, 30 jours net à compter de la date de réception de la facture). Elle stipule enfin les modalités de facturation (par exemple, courrier ou e-mail, facture avec numéro de commande ainsi que les références clients…).
COMMENT ?
- QUALITÉ, ACCEPTATION ET PROCÉDURE DE RETOUR = pour stipuler les conditions d’acceptation des marchandises ou des services (par exemple, l’obligation d’un bulletin de livraison, les contrôles effectués à réception, les livraisons partielles…), et établit les recours de l’acheteur dans le cas où les marchandises / services livrés ne sont pas conformes aux spécifications ou ne répondent pas aux autres déclarations, garanties ou obligations définies dans l’accord (par exemple, prescription d’une action en garantie pour les défauts de la chose après 12 mois à compter de la mise en service / 24 mois à compter de la livraison).
- OBLIGATIONS DU VENDEUR / DE L’ACHETEUR = pour préciser de manière plus ou moins détaillée les obligations du vendeur et les devoirs de l’acheteur. Cette clause sera souvent axée sur la responsabilité, en précisant qui est responsable de quoi et ce qui se passe en cas de rupture du contrat. Le plafonnement de la responsabilité à la valeur du contrat ou à un multiple de la valeur du contrat permet aux parties de gérer leurs risques. D’autres obligations peuvent porter sur des sujets éthiques et pratiques, par exemple la garantie de l’égalité de traitement entre hommes et femmes, la mise en place d’une personne de contact clé pour l’exécution du contrat, ou l’obligation pour le vendeur d’informer l’acheteur 90 jours à l’avance de toute modification de son capital social, de ne pas embaucher des employés du fournisseur pour les besoins propres de l’acheteur et sans autorisation écrite préalable…
- CONFIDENTIALITE = pour protéger l’acheteur tout comme le vendeur en cas de partage d’informations sensibles ou confidentielles. Cette clause précise les obligations imposées à chaque partie en cas de partage d’informations confidentielles, ainsi que la durée d’application de ces obligations. Elle peut également protéger l’existence de l’accord lui-même et son contenu.
- ASSURANCE = pour établir les niveaux et types d’assurance minimums que le vendeur doit souscrire, par exemple une assurance responsabilité civile d’un montant minimum de 5’000’000 CHF.
- FORCE MAJEURE = pour définir la notion de force majeure, y compris la manière dont l’impact sera géré, par exemple si le vendeur ne dispose que de 50% de sa capacité, celle-ci sera répartie proportionnellement entre tous les clients acheteurs. En substance, cette clause permet à la partie en infraction d’être excusée et de ne pas avoir à payer de dommages et intérêts ou de pénalités à la partie qui n’est pas en infraction.
- DROIT APPLICABLE ET LIEU DE JURIDICTION = pour déterminer le droit applicable (par exemple, le droit suisse), le lieu de juridiction (par exemple, le for juridique est Genève, Suisse), la langue officielle (par exemple, le français) et contient le bloc de signature.
D’autres clauses auxquelles vous pourriez également être confrontés :
- DROIT D’INSPECTION = pour encadrer les visites de l’acheteur dans les locaux du vendeur (par exemple, les heures de visite, la procédure à respecter, les documents à préparer…).
- RÈGLEMENT DES LITIGES = pour détailler les étapes de la procédure convenue, l’autorité de résolution des litiges et la mesure dans laquelle la résolution est contraignante pour les parties (par exemple, en cas de médiation).
- NON-CONCURRENCE / EXCLUSIVITÉ = pour contraindre le vendeur à ne pas s’engager avec un concurrent du client acheteur, par exemple sans son accord préalable écrit.
- PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE = pour clarifier les droits de propriété intellectuelle de l’acheteur et du vendeur. En général, toute reproduction des produits protégés est formellement interdite, sauf autorisation expresse et écrite de l’autre partie.