La semaine passée, vous avez découvert quelques astuces pour ne pas déraper lors de vos projets : communiquer votre vision (avec les objectifs SMART), définir votre fil rouge (avec la gestion de votre périmètre), gérer vos parties prenantes (avec leur segmentation), planifier avec pragmatisme et résilience, et aussi établir des rôles et responsabilités clairs (avec la matrice RACI) – https://www.linkbykgc.ch/10-astuces-pour-la-gestion-performante-et-sereine-de-vos-projets-1-2/ .

Top départ pour la suite de nos meilleurs conseils à suivre pour des projets performants et sereins :

6. Traitez les risques sans attendre

Les plans les mieux conçus ont toujours des surprises qui surgissent. Vous vous rappelez ? Malgré nos milliers d’heures de gestion de projet, nous n’avons pas encore vu un projet se dérouler à 100 % selon le plan initial…

N’attendez pas que des risques se présentent : identifiez-les le plus en amont possible ! Une approche utile consiste à les classer en fonction de leur probabilité d’occurrence par rapport à la gravité de leur impact sur le projet (voir ci-dessous). Ensuite, un plan d’atténuation approprié peut être créé et mis en place.

Il ne sera pas possible d’atténuer les risques sans investir des ressources (temps, argent, ressources humaines…) parfois énormes. Leur évolution doit donc être examinée chaque semaine avec l’équipe de projet, et les stratégies d’atténuation doivent être adaptées en conséquence, avec l’aval du comité de pilotage du projet.

Analyser et suivre les risques n’est ni une activité amusante, ni condamnable : les risques peuvent au mieux devenir des freins au projet lorsqu’ils sont laissés sans surveillance, au pire signer l’arrêt de mort du projet. Aucun projet n’est un long fleuve tranquille : les risques feront partie du voyage alors autant s’y préparer…

Aucun projet n’est un long fleuve tranquille : les risques feront partie du voyage…

  

7. Conduisez le changement de manière proactive

Les projets aboutiront à une « nouvelle normalité » pour toutes les parties prenantes. Le fait de dire aux gens ce que vous allez faire, de leur dire pendant que vous le faites et de leur dire ensuite ce que vous avez fait une fois que vous l’avez fait est essentiel pour amener les gens sur le chemin du changement et ancrer la nouvelle normalité. Le changement est toujours un défi pour une organisation et peut mener le projet le mieux ficelé à la faillite.

Le changement est toujours un défi pour une organisation !

Nous ne pensons pas que vous puissiez trop communiquer : il vaut mieux que les gens lèvent les yeux au ciel et disent « Oh oui, encore le projet X » plutôt que d’entendre « Qu’est-ce que le projet X ? ». Et en même temps, la gestion du changement ne consiste pas simplement à créer et à exécuter un plan de communication, bien que cela en soit un aspect important.

Une approche globale peut être basée sur le modèle de Kotter en 8 étapes (voir ci-dessous). Comme vous pouvez le constater, nombre de ces étapes se chevauchent avec les activités fondamentales du projet (impliquer les parties prenantes, répartir les responsabilités, planifier l’exécution etc.), de sorte qu’un alignement étroit avec le plan global du projet est requis.

8. Communiquez régulièrement et de manière ciblée

Savez-vous qu’un chef de projet passe plus de 70% de son temps à communiquer ?

Il est souvent délicat de faire un rapport de situation pertinent pour tous et pourtant le fait de dire aux gens ce que vous faites pendant que vous le faites est essentiel. Comme nous l’avons vu la semaine passée, cela signifie de satisfaire au moins 4 groupes différents avec des niveaux d’intérêt et d’influence variables. Il est donc rare qu’une communication standard permette d’atteindre cet objectif, alors assurez-vous de pouvoir intégrer les différents besoins lorsque vous échangez avec les parties prenantes.

Au minimum, un rapport d’avancement doit inclure l’état actuel du projet dans son ensemble (avec ses livrables, ses délais et ses coûts), les challenges et risques non acceptables identifiés, et les décisions / validations requises.

Pour ce qui est de la forme de la communication, soyez créatifs : emails, conversations téléphoniques, conférences vidéo, rencontres en personne… Mais posez-vous les bonnes questions avant d’organiser une réunion ! La pandémie de réunionite est en marche : des gestes barrières très simples peuvent vous aider à casser sa propagation :

9. Prenez soin des membres de votre équipe projet

Souvent, le chef de projet n’a aucun lien hiérarchique avec les membres de son équipe : il doit donc les motiver avec son charisme, sa passion et son style de management. Sans motivation, il risque de devoir faire face à de l’absentéisme, des conflits, des problèmes de qualité voire du sabotage dans les cas les plus extrêmes, et ainsi mener son projet si bien planifié à la faillite….

Vous intégrer dans l’équipe, connaître personnellement tous les membres de votre équipe, montrer votre reconnaissance en laissant un post-it sur le bureau d’un collaborateur, consolider les succès et les rendre visibles, communiquer de manière transparente et régulière, encourager les initiatives… La liste est longue et propre à chaque chef de projet, tout autant qu’elle doit être adaptée à chaque destinataire.

Ceci dit, montrer l’exemple en termes de valeurs est souvent apprécié de tous, tout comme donner du sens à la contribution de chacun ou encore du plaisir à l’investissement.

10. Explorez votre projet de manière rétroactive

Vous avez mené à bien votre projet et vous êtes épuisé. Mais ne partez pas tout de suite en vacances !

Comme dit la maxime, « on est toujours plus intelligent après » : alors profitez-en ! Un examen exhaustif rétroactif de votre projet, lorsqu’il est effectué correctement et objectivement, peut apporter des retours d’expérience précieux qui vous donneront des raccourcis pour vos projets futurs. Souvent, il y aura des enseignements essentiels pour toutes les parties concernées qui pourront être partagés plus largement dans l’organisation. Attention cependant à ne pas attendre trop longtemps – surtout pour les longs projets – afin de rassembler vos leçons apprises : un examen intermédiaire régulier est recommandé pour tout projet avec une durée de vie supérieure à 1 an.

« On est toujours plus intelligent après. »

Revenez au projet d’origine, à la charte de projet, aux objectifs, aux livrables, aux délais et coûts planifiés, aux risques identifiés… et comparez-les aux résultats obtenus. Y a-t-il des questions / en suspens à traiter avant de clôturer formellement le projet ? Le périmètre du projet a-t-il évolué ? Le projet a-t-il été livré à temps ? Si non, les retards étaient-ils prévisibles ou non ? L’équipe projet a-t-elle fonctionné de manière efficace et efficiente ? Si oui, quels éléments ont favorisé ce fonctionnement ? …

C’est aussi pour cela que le feedback est fondamental, pour autant qu’il soit bienveillant et constructif. Utiliser la simple technique FOC (en formulant ces 3 étapes d’une seule traite) peut vous y aider :

  • F = décrire les Faits de manière neutre et objective, parler en termes de comportement et de problématique (et non de personne).
  • = exprimer directement son Opinion : quelles conséquences objectives ont les faits observés ?
  • C = suggérer une mesure de Changement si possible (pour les conséquences dommageables), ou une mesure de Continuité (pour les conséquences positives).

Pour résumer :

  • Définissez votre destination et établissez des objectifs compréhensibles par tous.
  • Déterminez le périmètre du projet et contrôlez les changements qui se présenteront.
  • Faites connaissance avec les parties prenantes et personnalisez votre communication.
  • Planifiez de manière flexible.
  • Partagez les tâches à accomplir de manière claire et précise.
  • Coupez l’herbe sous les pieds des risques en élaborant des plans de mitigation ciblés.
  • Accompagnez le changement en allant au-delà de la seule communication.
  • Communiquez, communiquez, communiquez !
  • Bichonnez les membres de votre équipe projet car sans ressources humaines pas d’exécution, et sans exécution pas de succès.
  • Utilisez l’analyse critique afin d’éviter les mêmes erreurs dans le futur et de capitaliser sur ce qui a bien marché.

En enfin, n’oubliez pas notre astuce no 11 : célébrez !

Les projets représentent un effort monumental de la part de tant de personnes et d’équipes qu’une fois que vous avez mené à bien votre projet, célébrez ! Il est probable que les membres de l’équipe de projet ne travailleront plus ensemble de sitôt, s’ils le font : il est donc indispensable de reconnaître le chemin parcouru et de laisser aux gens le temps et l’espace nécessaires à la réflexion et à la clôture. Le deuil peut être très réel pour ceux qui ont fait partie d’une équipe a été démobilisée…

Bien entendu, cette liste est non-exhaustive : elle représente juste un choix parmi nos aventures de cheffes de projets seniors. Si vous avez d’autres astuces en stock, n’hésitez pas à réagir à cet article et à enrichir notre communauté !

A bientôt.

Katia Gutknecht

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