Dans notre dernier article ( https://www.linkbykgc.ch/gestion-de-la-performance-fournisseurs-%e2%89%a0-gestion-de-la-relation-fournisseurs/ ), Debbie Brown et moi-même avons abordé les différences entre la gestion de la performance fournisseurs et la gestion de la relation fournisseurs, et pourquoi ces concepts sont complémentaires et fondamentaux pour qu’une organisation puisse prospérer.

Nous allons ici partager les éléments fondamentaux qui doivent être mis en place pour toute gestion des fournisseurs (à la fois de la performance et de la relation) ainsi que ce qui est nécessaire spécifiquement pour que la gestion de la performance fournisseurs soit efficace.

Les bases de la gestion des fournisseurs

Pour que la gestion de la performance fournisseurs et la gestion de la relation fournisseurs soient bénéfiques, trois prérequis sont à mettre en place dans une organisation :

  1. Le parrainage et la participation de la Direction de l’entreprise permettent d’assurer un message percutant, cohérent et aligné aux fournisseurs, de tous les niveaux et de toutes les fonctions de l’entreprise.
  2. Des règles du jeu clairement définies. Un contrat de service contient des objectifs SMART, des indicateurs clés de performance, une gouvernance et des processus qui sont convenus au préalable entre les deux parties. Ce contrat de service permet à chacun de parler le même langage ainsi que d’être au clair sur les rôles et responsabilités. Par exemple, quel est le niveau de qualité requis ? Comment la qualité sera-t-elle testée pour ce produit ? Qui le testera ? Dans quel délai le test sera-t-il effectué et les résultats donnés ?
  3. Une segmentation des fournisseurs. A chaque fournisseur sa contribution, et à chaque contribution son impact sur votre business : le fait de comprendre où se situe votre fournisseur dans votre panel vous aidera à établir des priorités et à identifier sur lesquels concentrer vos efforts. Ainsi, vos fournisseurs se répartiront en quatre grands segments et vous disposerez d’un éventail d’options stratégiques que vous pourrez envisager. Les fournisseurs qui présentent un risque élevé pour vos approvisionnements et/ou qui ont un fort impact sur votre entreprise devraient être votre priorité première.

Fournisseurs simples : à simplifier et standardiser. Méfiez-vous des risques croissants. Évaluez les options permettant d’accroître le potentiel de valeur ajoutée de ces fournisseurs.

Fournisseurs critiques : à surveiller de près. Concentrez-vous sur l’atténuation des risques service et qualité, par exemple en identifiant des alternatives.

Fournisseurs leviers : favoriser la concurrence et maximiser les gains. Méfiez-vous des risques croissants. Évaluez les options permettant d’accroître le potentiel de valeur ajoutée de ces fournisseurs.

Fournisseurs Stratégiques : à soigner car leur performance est fondamentale pour créer de la valeur, notamment par l’innovation. Surveillez attentivement les risques pour éviter les blocages.

Les bonnes pratiques en matière de gestion de la performance fournisseurs

Tous les fournisseurs doivent livrer ce qui a été promis dans la négociation et le contrat consécutif, donc performer…

Pour que la collaboration entre l’entreprise et son fournisseur soit sereine et pérenne, 5 éléments sont fortement recommandés :

  1. Des conséquences formalisées en cas de non-exécution. Garantir la clarté sur les pénalités qui seront encourues si les paramètres convenus dans le contrat de service ne sont pas respectés permet d’assainir la coopération et d’éviter des discussions interminables en cas de problème : par exemple les livraisons supplémentaires requises aux frais du fournisseur, la destruction des stocks de mauvaise qualité aux frais du fournisseur, les remboursements, etc.
  2. Un tableau de bord commun (c’est-à-dire consolidant les indicateurs de performance de l’acheteur ET du vendeur comme spécifiés dans le contrat de service) assure la transparence et la visibilité des faits. La performance des fournisseurs n’est pas à sens unique : par exemple, un fournisseur ne peut pas livrer en temps voulu si l’équipe de planification ne donne pas les commandes et les délais de livraison appropriés. Les indicateurs de performance les plus couramment utilisés sont l’OTIF – On Time In Full ou la capacité d’un fournisseur à livrer le produit attendu à la quantité voulue, au bon endroit, en temps et en heure – et le RFT – Right First Time ou la capacité d’un fournisseur de livrer le niveau de qualité souhaité dès la première livraison).
  3. Des revues régulières des indicateurs de performance sont effectuées (par exemple, chaque semaine ou chaque mois) pour s’assurer que l’acheteur et le fournisseur soignent leur performance. Afin que les mesures correctives nécessaires puissent être convenues et attribuées de manière appropriée, des équipes pluridisciplinaires se chargent de ces revues.
  4. Des signaux d’alerte permettent d’avertir immédiatement des risques et des problèmes importants, c’est-à-dire qu’il ne faut pas attendre la prochaine revue pour actionner des solutions. Il peut s’agir d’un niveau convenu, par exemple trois livraisons tardives en une semaine, ou d’une combinaison de facteurs qui constitueraient des risques élevés (par exemple, une livraison en retard, partielle et avec une faible qualité alors que le stock de sécurité est entamé). Le fait de pouvoir anticiper et traiter ces situations permet d’agir avant qu’il ne soit trop tard et de mettre en place des mesures d’atténuation si nécessaire.
  5. Des systèmes fiables et appropriés sont en place pour extraire les données, soutenir le processus et documenter de manière transparente les résultats. Vous pouvez tout à fait utiliser Excel pour un projet pilote, mais une fois que votre entreprise s’est engagée à appliquer la gestion de la performance fournisseurs, un système doit être mis en place dans toute l’organisation pour favoriser l’engagement durable des équipes et l’amélioration continue.

À venir prochainement, notre article sur la gestion de la relation fournisseurs : restez à l’écoute !

Katia Gutknecht

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